Użytkownicy zewnętrzni w SharePoint online to bardzo przydatna funkcja. Jeśli prace wykonywane w organizacji wymagają udostępniania dokumentów dostawcom, kontrahentom lub klientom albo bezpośredniej współpracy z nimi, można użyć funkcji udostępniania zewnętrznego usługi SharePoint Online, aby udostępnić zawartość osobom spoza organizacji, które nie mają licencji na subskrypcję usługi Microsoft Office 365 organizacji.  Jest to stosunkowo proste, ale czasami może nie działać tak jak tego byśmy się spodziewali.

Aby sprawdzić co może zrobić użytkownik zewnętrzny w SharePoint online sugeruję przejść na stronę Microsoft .

W bardzo wielu przypadkach możliwości związane z użytkownikami zewnętrznymi będą wystarczające do większości zadań, a dodatkowo oszczędzamy na licencjach. Jednym z problemów na które się natkniemy będzie fakt, że w po rejestracji format danych użytkownika jest absolutnie nieprzydatny to pracy i zarządzania.

Na szczęście problem da się rozwiązać. Każdy użytkownik zewnętrzny pojawi się nam w profilach użytkowników. Wystarczy przejść do administracji SharePoint online administration –> user profiles a tam mamy  “Manage user Profiles”

Z racji tego, że format w jakim SharePoint dodaje nam użytkowników jest raczej dziwny, najlepszym sposobem do znalezienia użytkownika zewnętrznego jest wpisane w oknie wyszukiwania  “live“. Teraz możemy edytować każdego z użytkowników. Niestety wymaga to trochę pracy, a jeżeli takich użytkowników mamy więcej to i sporo czasu. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest integracja SharePoint online z naszym Active directory. Wtedy profile użytkowników będą pobierane z naszego AD ze wszystkimi danymi. Niestety w takim przypadku dla każdego z użytkowników będziemy potrzebować licencji…